李德正 广西师范学院师园学院
随着国际贸易的迅速发展，各大中小货运代理企业也越来越多，老牌的国际货运代理企业如外代、外运和各港务局货代企业依靠自身的传统优势，充分发挥自身的优势参与竞争，而新兴的国际货运代理公司则需要依靠在服务上提供专业性和处理问题的能力而取胜。目前，货代行业的竞争已达白热化程度，但任何一家国际货运代理企业，要想在激烈的竞争中取胜，取决于货代企业能在代理工作中以灵活的经营体制在处理突发情况策略上突显所具备的专业服务能力。本文将以深圳市某国际货运代理有限公司（文中简称深圳市XXX国际货运代理有限公司或公司）在一些主要环节中的具体做法为例，探析国际货运代理企业在业务操作各步骤中所出现的意外情况及处理方法。
一、处理客户不接受报价情况的策略
任何一家外贸出口企业在选择货代企业时都希望该货代企业“代理费低、能提供一条龙的优质服务”，由此，他们在选定某一货代企业来代理他们的进出口货物前，都会对众多的货代企业报来的价格进行货比三家，最后选定代理企业后也还要进行一番的讨价还价。这些对货代企业来说既是机遇更是挑战。为了能把举棋不定的货主（外贸出口企业，文中简称客户）变现为公司的客户，各货代企业都在使出浑身数解与这些潜在货主周旋。对于出口货物，深圳市XXX国际货运代理有限公司在报价上能争取到货主的委托具体策略是这样的：其一、详细了解客户的运输情况：即接到潜在客户的询价时，公司的业务员必须查清楚：（1）该客户与公司是否曾经有过业务关系；（2）此次所代理货物的装运时间、货柜数量（柜或货柜是集装箱的俗称）、货物种类、货物产地、通过何种方式运到码头、报关方式、对提单有何要求、付款方式及时间、信用证有无特殊条款、同时询问该外贸公司每个月的出柜量、主要销往哪些国家和地区等。其二、根据客户对以上资料的反馈信息做出相关报价。报价包括海运费、文件费、拖车费、报关费、卸货费、装箱费、仓储费、电放费等,另外注意是否还要支付给船公司的ORC（装运港杂费）、BAF（燃油附加费）、PSS（货运旺季附加费）、DDC（目的港杂费）等费用。其三、当客户对公司的报价有意向时，公司就要给客户作一定的价格让步，对于新客户还要详细介绍公司的服务优势、使客户接受报价、可以先与客户口头议定价格，电话后要尽快要发传真与客户确认所谈的代理费用。
二、处理客户不按时提供货物托运信息的策略
客户接受货代公司的代理后一般都要按照约定的时间把货物的装运信息发给货代公司，但如果出现所代理的客户在约定时间并没有提供相关的货物运输资料、不给出确定货物装柜的时间、货物也没有商检、也不确定所需要的提单类型、或者联系人已出差等情况，深圳市XXX国际货运代理有限公司是这样处理的：首先，业务员跟进收集资料。货代公司主管将安排业务员把货代公司的空白托运单传真给客户，并提示客户按要求填写以下资料：托运人，收货人及其联系方式，柜型柜量，目的港，货名，包装物，重量，体积，提单类型等，在托运单上注明自托、自报。若需货代公司安排拖柜和报关，则要在托运单上提供以下资料：装柜时间、地址、装货联系人及其联系电话；若需货代公司代理报关，则一定要在货代公司要求的时间内将报关资料报给货代公司。业务员收到客户回传的托运单，必须认真填写业务报告，报告内容要有货主公司名称、联系人及其电话；船公司名称、联系人及联系电话、船期、定舱价及给客户的报价。其次，操作员跟进定舱和配舱，操作员要先与客户真正落实货物装柜的时间、商检及出提单类型，并把这些信息及时反馈给业务员，再有序跟进货物配舱工作中要做到：（1）以货代公司为托运人填写船公司定舱单，根据客户提供的资料填写，内容要包括目的港、柜型、柜量、货名、重量、体积；（2）将填写好的定舱纸传真给船公司，再打电话与船公司确认核实有无舱位和空柜，跟进并尽早获得定舱号；（3）得到船公司订舱单（S/O），应仔细核对订舱号，结关日，目的港，柜型、柜量、货名、重量、体积等资料是否正确，若有误则需立即向船公司提出改正；（4）如对订舱资料有所更改（改柜型、货名、拖车行等）时，应先电话通知船公司，如船公司要求书面更改，则传真确认一定要保证准时无误提到柜型号；（5）如要取消定舱，应在船公司定舱单上注明“取消”，回传给船公司，或注明“改走下水船”，获得新的定舱单。（点击阅读）